Wat is een hybride vergadering?
We spreken van een hybride vergadering wanneer er mensen fysiek in een vergdering aanwezig zijn maar er ook online mensen aanwezig zijn. Om dit duidelijk te maken geven we een voorbeeld.
We hebben op locatie een vergderruimte die is uitgerust met één of meerdere beelsdchermen, een videocamera, microfoon en speakers. Heel vaak staat er dan ook nog een tablet op tafel waarmee we de vergaderruimte kunnen bedienen. Dit gebeurt in de meeste gevallen via een vergderplatform zoals Teams for Rooms of Zoom Rooms. Dit zijn de meest populaire vergaderapplicaties, uiteraard zijn er nog meer maar voor nu houden we het even hierbij.
Ik heb een vergadering gepland met collega’s en heb via een outlook uitnodiging iedereen een vergaderverzoek gestuurd en de vergaderruimte ook uitgenodigd. Ik pak een lekkere kop koffie en loop naar de vergaderruimte. Ik kan vergaderen zonder apparaat via de tablet maar ik heb voor de zekerheid toch even mijn laptop meegenomen. In de vergaderruimte zit er nog een collega te wachten die vandaag ook op kantoor is. Ik loop naar de tablet, klik de vergadering aan en start de teams vergadering. Langzamerhand druppelen de collega’s die thuis of op een andere locatie zitten binnen en ik laat ze toe in de lobby. Ik zie op het grote scherm in de vergaderruimte alle tegels met de collega’s verschijnen die online deelnemen.
Met de grootste eenvoud heb ik een hybride vergadering gestart. Dat is dus hybride vergaderen. Klinkt simpel toch?
Ik heb dus eigenlijk alleen een camera, software en eventueel een laptop nodig?
Correct. In principe als je samen met een collega via Teams vergadert heb je een online vergadering. Het wordt pas een hybride vergadering als je met meerdere collega’s die fysiek en online deelnemen vergadert. Dat is het grootste verschil. Het belangrijkste bij een hybride vergadering is inclusie. Je wil graag dat iedereen zich betrokken voelt bij de vergadering, of ze nu fysiek aanwezig zijn of online. Dit bereik je door je de vergaderruimte goed en handig in te richten, de aandachtspunten zijn:
- Groot formaat scherm, afhankelijk van de ruimte tussen de 43 en 86 inch
- Videocamera met heldere videokwaliteit
- Microfoon(s) met een groot bereik
- Speakers om het geluid van de online deelnemers op te laten horen
- Eenvoudige bediening van de ruimte.
Hoe ga ik hier een keuze in maken?
Op dit moment is het aanbod van enorm. Elke fabrikant van computers of telefoons heeft wel een oplossing en het is erg lastig kiezen. Het belangrijkste is om samen met je team te gaan kijken waar je behoefte ligt en welke ruimtes je hiervoor wil gaan gebruiken. Ga je voor een Teams for Rooms of Zoom Rooms ruimte of ga je het grootste gedeelte van de tijd een laptop gebruiken? Dit bepaalt wat je ongeveer nodig hebt.
Dan kan je tools gebruiken om alvast je behoeft wat duidelijke te maken. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de Yealink Room Configurator om een beetje een idee te krijgen van wat er mogelijk is.
Hierna ga je op zoek naar een diestverlener die je kan adviseren om het juiste systeem uit te kiezen en je helpt om dit op de juiste manier te installeren.
Wat kunnen wij voor je betekenen?
We hebben je zojuist antwoord gegeven op de vraag; wat is een hybride vergadering? We hebben je meer informatie gegeven over waar je rekening mee moet houden en je geïnspireerd om je vraag een kader te geven. Daarnaast heb je nu hopelijk een beter beeld bij hybride vergaderen en wat er verkrijgbaar is in de markt.
De vervolgstap is dat we bij jou op kantoor komen kijken naar de ruimtes die je op het ook hebt om in te gaan richten. Dit kan uiteraard gewoon in je bestaande kantooromgeving. Elke bestaande vergaderruimte kan geschikt worden gemaakt voor hybride vergaderingen. Ga je verbouwen? Betrek ons dan zo vroeg mogelijk in dit proces zodat we alvast rekening kunnen houden met bijvoorbeeld stroomaansluitingen en bekabeling. Als je een mooi nieuw kantoor krijgt dan wil je toch geen bekabeling zien in je vergaderruimte?
Als we alles gezien hebben en vragen hebben gesteld gaan we een voorstel maken die past bij jouw budget. Na akkoord gaan we samen met jouw organisatie een planning maken voor de installatie en oplevering.
Na oplevering geven we een instructie aan je collega’s en medewerkers zodat ze optimaal gebruik kunnen gaan maken van de hybride vergaderuimte. Daarna blijven we jouw vraagbaken voor jouw hybride vergader vraagstukken.
Makkelijk toch? Neem vooral een keer contact op en dan kunnen we in gesprek gaan over de behoeften van jouw organisatie.